Nie ma wątpliwości, że rok 2022 zostanie w branży transportowej zapamiętany jako czas dużych wyzwań. Pakiet mobilności, nowe przepisy w zakresie wynagradzania kierowców, a także zmiany w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego 561/2006 – to wszystko miało i wciąż ma znaczący wpływ na działalność przewoźników.
Zmiany przepisów powodują jednocześnie silną aktywizację służb drogowych. Kontrola ITD w firmie jest sytuacją, na którą warto dokładnie się przygotować, niezależnie od posiadanego doświadczenia. Poniżej szczegółowo wyjaśniamy, co to jest kontrola ITD, ile dni wstecz można objąć kontrolą oraz na co zwracać szczególną uwagę. Zapraszamy!
Co najczęściej sprawdza ITD i PIP?
Kontrola ITD lub kontrola PIP w firmie dotyczy przede wszystkim weryfikacji dokumentów – zarówno tradycyjnych – papierowych, jak i cyfrowych, przechowywanych w różnego rodzaju systemach informatycznych. Kontrola ITD/PIP obejmuje między innymi sprawdzenie, czy firma przestrzega zasad związanych z czasem pracy oraz obsługą tachografu i karty kierowcy. Kontroli podlegają również takie kwestie, jak wynagrodzenia kierowców czy legalność zatrudnienia.
Uprawnienia funkcjonariuszy Państwowej Inspekcji Pracy oraz Inspekcji Transportu Drogowego są dość szerokie, możemy jednak wyszczególnić kilka punktów, które niezmiennie podlegają szczególnemu zainteresowaniu krajowych i zagranicznych służb.
Dokumenty przewozowe
Przepisy regulujące wykonywanie oraz dokumentowanie przewozów kabotażowych uległy znacznym zmianom w lutym bieżącego roku. Jednym z nowych przepisów jest konieczność powrotu kierowców do bazy eksploatacyjnej przed upływem 8 tygodni od wyjazdu z kraju.
Pojawiły się również inne obowiązki i regulacje, między innymi w zakresie liczby dopuszczalnych przewozów kabotażowych wykonywanych w określonym czasie. Weryfikacja przestrzegania tych przepisów, to jedna z kwestii, której dokładnie przyglądają się służby kontrolne.
Czas pracy kierowcy
Jednym z najczęstszych elementów kontroli ITD lub kontroli PIP jest czas pracy kierowcy. Dane na ten temat są zapisane w tachografach oraz kartach kierowcy. Inspektorzy mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów dotyczących ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników, aż do roku wstecz. Bezpieczeństwo w tym aspekcie może zapewnić wsparcie wyspecjalizowanych firm, które przejmują na siebie wszystkie obowiązki związane z rozliczaniem i ewidencją czasu pracy. Liderem w branży od lat pozostaje OCRK.
Jakie elementy czasu pracy mogą być weryfikowane w ramach kontroli ITD/PIP? Jest to między innymi:
- dzienny/tygodniowy/miesięczny czas pracy,
- regularność i długość odpoczynków,
- przerwy,
- okresy określane jako inna praca
Terminowość odczytu tachografu i ewentualne manipulacje
Z kwestią czasu pracy kierowcy bezpośrednio wiąże się również terminowość odczytu tachografu, a także analiza danych pod kątem fałszerstw i manipulacji. Warto w tym miejscu przypomnieć, że dane z tachografu należy pobierać co najmniej raz na 90 dni, a z karty kierowcy – raz na 28 dni. Istnieją również specyficzne sytuacje (np. awarie, rozwiązanie umowy pomiędzy przewoźnikiem a kierowcą itd.), kiedy dane muszą zostać pobrane przed upływem powyższych terminów. Pamiętajmy, że to przewoźnik jest odpowiedzialny za regularność odczytów oraz przechowywanie wykresówek i wydruków przez wymagany prawem okres.
Stan techniczny pojazdu i zabezpieczenie ładunku
Kontrola ITD na drodze, a także w bazie przewoźnika bardzo często skupia się na stanie technicznym wykorzystywanych pojazdów oraz na weryfikacji zabezpieczenia przewożonych ładunków. Stwierdzane przez inspektorów usterki możemy podzielić na następujące kategorie:
- usterki drobne – nie dają podstaw do ograniczenia dalszego użytkowania pojazdu,
- usterki poważne – mogą zagrażać bezpieczeństwo i stanowią podstawę do ograniczenia użytkowania,
- usterki niebezpieczne – bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa, pojazd obligatoryjnie niedopuszczony do dalszej jazdy.
Świadectwo pracy obcokrajowców
Zagadnienie niezwykle istotne z punktu widzenia polskich firm transportowych, których znaczną część obsady stanowią kierowcy spoza Unii Europejskiej, przede wszystkim z Ukrainy. Każdy taki pracownik musi posiadać świadectwo kierowcy – dokument, który potwierdza legalność zatrudnienia na terenie wspólnoty.
Kiedy PIP i ITD może dokonać kontroli firmy transportowej?
Kontrola ITD w przedsiębiorstwach najczęściej ma miejsce po przeprowadzeniu kontroli drogowej (przez polskie lub zagraniczne służby). Praktyka wskazuje, że ujawnienie poważnego naruszenia w czasie tego typu rutynowych działań bardzo często skutkuje późniejszą kontrolą w siedzibie firmy.
Kontrola ITD w firmie transportowej może mieć miejsce również wskutek działań przeprowadzanych przez inne podmioty, np. przez wspomnianą wcześniej Państwową Inspekcję Pracy. Dość częstą sytuacją jest także kontrola ITD lub kontrola PIP z donosu, niejednokrotnie mają również miejsce rutynowe, losowe kontrole, niezwiązane z wymienionymi wyżej okolicznościami.
Niezależnie od powodu, ITD i PIP mają prawo kontrolować firmy transportowe. Najczęściej przewoźnicy są o tym fakcie powiadamiani listem poleconym, wysyłanym na adres przedsiębiorstwa. Kontrola może odbyć się w okresie od 7 do 30 dni od daty odbioru pisma. W czasie oczekiwania na kontrolę przewoźnik powinien skompletować całą wymaganą dokumentację.
Jak przygotować się do kontroli ITD i PIP?
Kontrole dotyczą danych archiwalnych, dlatego jedynym sposobem na przygotowanie się do takiej sytuacji, jest codzienne działanie w zgodzie z aktualnymi przepisami i wymaganiami. Na co przede wszystkim zwrócić uwagę? W pierwszej kolejności należy zgromadzić dane z kart kierowcy i tachografu. Aby uniknąć utrwalania złych nawyków wśród kierowców, warto regularnie weryfikować ich pracę – np. pod kątem ewentualnych błędów w obsłudze urządzeń. Dużą pomocą w tej kwestii są specjalistyczne szkolenia dla firm transportowych. Warto zainwestować również w wysokiej jakości urządzenia do pobierania danych z tachografu, które umożliwiają odczyt informacji ze wszystkich używanych na rynku kart. Jednym z najskuteczniejszych tego typu narzędzi jest TachoReader Combo.
Następnym etapem jest skorzystanie z programu do analizy i rozliczania czasu pracy kierowców lub współpraca z firmą zewnętrzną. A zatem, co może zrobić przewoźnik, aby jak najlepiej przygotować się do kontroli? Podstawą jest archiwizowanie wydruków, analiza danych oraz prawidłowe tworzenie ewidencji.
Co może inspektor ITD i PIP?
Kontrola ITD i PIP wiąże się z określonymi prawami inspektorów. Obowiązkiem po stronie przewoźnika jest zapewnienie odpowiednich warunków, informacji i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Co może robić inspektor w ramach wykonywanych czynności?
- oględziny firmowych obiektów, zabezpieczanie dokumentów,
- legitymowanie wszystkich osób związanych z firmą,
- żądanie wyjaśnień,
- dostęp do dokumentacji dotyczącej wykonywanej działalności oraz akt osobowych,
- współpraca z biegłymi specjalistami.
Oczywiście w zależności od rodzaju kontroli, zróżnicowany będzie charakter przeprowadzanych działań. Kontrola PIP dotyczy głównie wynagrodzeń, ewidencji czasu pracy czy zasad BHP, kontrola ITD będzie natomiast skupiona wokół danych z kart kierowcy i tachografu, zezwoleń i licencji przewoźnika oraz posiadanej floty.
O jakie dokumenty najczęściej wnioskują inspektorzy?
- regulaminy przedsiębiorstwa,
- ewidencja czasu pracy,
- akta osobowe,
- umowy,
- dowody wpłaty,
- wykazy pojazdów
- rozliczenia ryczałtów, dopłat i kosztów podróży służbowych,
- pisemne oświadczenia przewoźnika i pracowników.
Jaki czas wstecz może być objęty kontrolą?
Kontrola IDT może objąć okres do 12 miesięcy od daty zawiadomienia, natomiast kontrola PIP dotyczy danych z okresu do 3 lat wstecz. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, kontrole powinny trwać od 12 do maksymalnie 48 dni.
Kary od ITD i PIP
Sankcje w przypadku wykrycia nieprawidłowości lub braku wymaganych dokumentów mogą być dotkliwe. Przykładowe kary to 150 zł (jednorazowy brak przerwy), 8000 zł (przewozy bez posiadania licencji) czy nawet 12 000 zł (utrudnianie lub uniemożliwianie kontroli). Łączna wysokość kar uzależniona jest od liczby zatrudnianych kierowców – np. górną granicą kar dla firmy zatrudniającej pomiędzy 11 a 50 kierowców jest 20 000 zł.
Kary wystawiane przez inspektorów PIP wahają się w przedziale 1000 – 30 000 zł.
Warto również podkreślić, że kary związane z kontrolami ITD uderzają nie tylko w kieszenie przewoźników. Ujawnione naruszenia stanowią podstawę do wszczęcia postępowań – między innymi o cofnięcie uprawnień i licencji.
Kontrola ITD na drodze
Inspektorzy ITD mają prawo do kontroli samochodów w trasie. W tym celu niejednokrotnie przeprowadzają zorganizowane akcje, jak np. kontrole ITD na autostradach. Tego typu działania mogą kończyć się mandatami, a także odebraniem dowodów rejestracyjnych i zakazem dalszej jazdy. Inspektorzy mogą weryfikować dokumenty i dane na temat czasu pracy kierowcy, stan techniczny pojazdu oraz przestrzeganie zasad związanych z przewozem określonego typu ładunków.
