Zlecenie transportowe to nic innego jak umowa przewozu zawierana między wysyłającym ładunek a firmą transportową. Jak każda umowa cywilnoprawna musi zawierać istotne elementy, które określają najważniejsze ustalenia związane z wykonaniem usługi. Ich formę i treść określa kodeks cywilny, prawo przewozowe (ustawa z 15 listopada 1984 roku) oraz konwencja CMR (konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów).
Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj artykuł o dokumentach transportowych w pracy przewoźnika i kierowcy.
Co to jest zlecenie transportowe? Poznaj definicję i jego kluczowe warunki
Zawierając umowę w formie zlecenia transportowego, musimy pamiętać o kilku kluczowych rzeczach. Po pierwsze, powinno mieć ono formę pisemną. Choć możemy zawrzeć je także ustnie, to w tym przypadku – w chwili jego niewykonania lub nienależytego wykonania – skazani jesteśmy na duże kłopoty z udowodnieniem jego istnienia i przedmiotu zlecenia. Dlatego w treści dokumentu musimy umieścić dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy, opisać przedmiot umowy (rodzaj i ilość przewożonego ładunku), a także datę, miejsce i godziny załadunku oraz wyładunku. Nie możemy zapomnieć o podaniu ceny za przewóz, jak również wytycznych co do sposobu jego wykonania, jeśli sytuacja tego wymaga – np. podania rodzaju pojazdu, którym ma być wykonana usługa, jego opcjonalnego doposażenia czy rodzaju naczepy.
W zleceniu warto także podać: termin płatności, wskazówki dla kierowcy, informacje co do sposobu załadunku i wyładunku, zapisy o obowiązku informowania zleceniodawcy o etapach transportu, terminy dostarczenia dokumentów przewozowych czy zapisy odnośnie do kar umownych. W przypadku transportu międzynarodowego ważne jest także podanie wartości towaru.
Jak określić cenę za zlecenie transportowe?
Jednym z kluczowych warunków zlecenia transportowego jest jego cena. To często podstawowe kryterium wyboru danej firmy zajmującej się przewozem ładunków. Pamiętajmy jednak, że przy jej określaniu nie bierze się pod uwagę jedynie ceny paliwa, odległości i opłat drogowych. Na cenę usługi przewozu wpływa także ciężar ładunku, jego specyfika, koszty eksploatacji pojazdu, którym wykonuje się usługę (opłaty leasingowe, amortyzacja czy ubezpieczenia), koszty parkingów, a także różnego rodzaju podatki. Widzimy więc, że aby poprawnie skalkulować usługę transportu, należy wziąć pod uwagę szereg zmiennych, które wynikają ze specyfiki przewozu konkretnego ładunku oraz sytuacji finansowej firmy przedstawiającej kalkulację.
Opłata postojowa i inne kary umowne
Wykonywanie usługi transportowej bardzo często nie przebiega w sposób niezakłócony. Wiele razy zdarza się tak, że z uwagi na różnego rodzaju perturbacje załadunek, transport czy rozładunek towaru nie odbywa się na czas – i to w sytuacjach niewynikających z winy przewoźnika – a przestój generuje wymierne straty dla wykonującego usługę przewozu. Do takich sytuacji należy np. niedostarczenie dokumentów przewozowych przez zlecającego w terminie. W takich sytuacjach przewoźnik bezpośrednio od zleceniodawcy, na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego, może domagać się zwrotu kosztów wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Także art. 16 ust. 1 konwencji CMR przewiduje, że przewoźnik ma prawo do zwrotu kosztów spowodowanych zażądaniem przez niego dodatkowych instrukcji lub ich wykonaniem, o ile koszty te nie wynikły z jego winy lub jeśli postój spowodowany był przekazaniem przez nadawcę wadliwej dokumentacji celnej lub przewozowej (art. 11 ust. 2 konwencji CMR). Aby jednak odszkodowanie uzyskać, należy poinformować nadawcę towaru o braku możliwości rozładowania lub załadowania pojazdu w terminie wskazanym w zleceniu transportowym (art. 15 ust. 1 konwencji CMR). Od tego czasu zaczyna dopiero biec termin pozwalający na naliczenie opłat postojowych lub rozliczenie stosownego odszkodowania.
By uniknąć sytuacji spornych, w zleceniu transportowym możemy ująć zapisy dotyczące opłat postojowych. Zazwyczaj mają one postać kary umownej za przymusowy i niezawiniony postój. Wyegzekwowanie kary może mieć miejsce tylko w sytuacji uwiarygodnienia postoju, np. przez podbicie karty postoju, wysłanie SMS-a do zlecającego lub wysłanie wiadomości e-mail opisującej daną sytuację. Inne kary umowne, jakie mogą znaleźć się w zleceniu transportowym, to np.: kara za opóźnienie w dostawie, kara w przypadku powstania szkody lub zaginięcia towaru, kara umowna w wysokości 100% frachtu lub więcej za podzlecenie wykonania przewozu, przeładowanie pojazdu lub doładunek, kara za anulowanie zlecenia czy klauzula o 24-godzinnym bezpłatnym postoju.
Wzór zlecenia transportowego
Zlecenie transportowe możemy sporządzić samodzielnie lub skorzystać ze wzorów dostępnych w sieci. W wystawianiu zleceń transportowych pomagają również platformy elektroniczne, dzięki którym po wpisaniu niezbędnych danych druk zlecenia transportowego generuje się automatycznie.
Forma zawarcia zlecenia transportowego
Pamiętajmy, że aby zlecenie transportowe stało się obowiązującą umową, musi być zaakceptowane przez obie strony. Może to nastąpić wprost, czyli w chwili podpisania dokumentu przez zlecającego i zleceniobiorcę, ale też w sposób dorozumiany poprzez zgodę milczącą. Dzieje się tak w chwili, gdy druga ze stron nie podnosi zastrzeżeń co do samej umowy i jej treści. Sytuacja ta może jednak mieć miejsce tylko w przypadku kontrahentów pozostających w stałych stosunkach gospodarczych. Przy pojedynczych przewozach na rzecz danego podmiotu akceptacja dorozumiana w większości przypadków nie będzie wiążąca. W sytuacji zawierania umowy transportu poprzez platformy elektroniczne chwilą jej zawarcia jest moment kliknięcia przycisku akceptującego zlecenie. Z punktu widzenia firmy świadczącej usługi przewozu warto do samego zlecenia transportowego dołączyć specjalny dokument: „Ogólne warunki świadczenia usług transportowych”. W dokumencie tym można umieścić dodatkowe zapisy doprecyzowujące zlecenia przewozu co do np. kar umownych za nieterminową dostawę, wynikającą z winy zarówno jednej, jak i drugiej strony.
Co jeszcze warto wiedzieć o zleceniu transportowym?
Każde zlecenie transportowe sporządzamy w formie pisemnej dla celów dowodowych. Warto przechowywać je tak długo, jak to możliwe. Minimalny okres archiwizacji zlecenia to 5 lat. Dokumenty możemy przechowywać w postaci papierowych wydruków lub plików elektronicznych. Warto, bo nigdy nie wiemy, kiedy trzeba będzie się nimi podeprzeć w spornej sytuacji.
