W świetle dynamicznie ewoluujących przepisów dotyczących delegowania kierowców, polskie firmy transportowe stają przed koniecznością dostosowania swoich procedur operacyjnych i finansowych do europejskiego prawa. Zmiany w ustawie o czasie pracy kierowców, wprowadzone w odpowiedzi na unijne dyrektywy, znacząco wpłynęły na sposób, w jaki przedsiębiorstwa realizują swoje międzynarodowe przewozy. W niniejszym artykule przyjrzymy się głównym założeniom ustawy oraz przeanalizujemy, jakie niesie konsekwencje dla pracodawców i pracowników.
Dlaczego wprowadzono zmiany?
Nowe zasady regulujące delegowanie kierowców zgodnie z unijną dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1057, stanowią niezbędny krok w dostosowaniu wewnętrznych przepisów w zakresie transportu drogowego w Unii Europejskiej. Podobnie wyglądają również nowe regulacje w innych krajach UE. Wspomniana dyrektywa została wdrożona w ramach tzw. pakietu mobilności i spotkała się z licznymi wątpliwościami interpretacyjnymi.
Unijna dyrektywa 2020/1057 odgrywa istotną rolę w tworzeniu jednolitego rynku transportu drogowego w Europie. Jej celem jest zapewnienie równych warunków konkurencji dla przedsiębiorców działających w branży TSL, a także właściwych warunków pracy dla kierowców delegowanych.
Zmiany w polskich przepisach kładą nacisk na kilka kluczowych kwestii. Po pierwsze, precyzują definicję delegowanego kierowcy. Ponadto ustawa wprowadza bardziej restrykcyjne wymogi dotyczące wynagrodzenia delegowanych kierowców.
Projekt ustawy o delegowaniu – główne założenia
Ustawa o delegowaniu kierowców została ustanowiona w celu uporządkowania przepisów i procedur związanych z delegowaniem kierowców na i z terytorium Polski i wynikają z niej liczne konsekwencje dla pracodawców w branży transportowej. Główne założenia nowych przepisów obejmują:
- określenie zasad delegowania kierowców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
- ustanowienie mechanizmów kontroli przestrzegania przepisów dotyczących delegowania kierowców na terenie Polski oraz nadzór nad wykonywaniem obowiązków informacyjnych związanych z delegacją,
- przeprowadzanie kontroli drogowych w zakresie delegowania kierowców,
- określenie zasad współpracy pomiędzy Inspekcją Transportu Drogowego a Państwową Inspekcją Pracy, umożliwiającą wymianę informacji na temat kierowców delegowanych,
- określenie zasad współpracy z właściwymi organami innych państw członkowskich UE w celu koordynacji zagadnień związanych z delegowaniem kierowców zawodowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz z Polski,
- zarządzanie procedurami związanymi z realizacją lub składaniem wniosków o powiadomienie w przypadku nałożenia na przewoźnika drogowego, który deleguje kierowcę na obszarze lub z obszaru Rzeczypospolitej Polskiej, kar lub grzywien administracyjnych, a także egzekucja tych kar.
Ustawa o delegowaniu kierowców wprowadza również istotne zmiany w innych ustawach, które mają duże znaczenie dla polskich przewoźników. Są to zmiany w ustawie o czasie pracy kierowców i ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych – między innymi w zakresie zmian naliczania i podwyżek wirtualnych diet (ulgi ZUS i PIT).
Czym jest delegowanie w świetle prawa pracy?
Delegowanie w kontekście prawa pracy odnosi się do praktyki, w której pracownik zostaje wysłany do pracy w innym miejscu. Odnosząc tę ogólną definicję do branży transportowej, delegowanie to procedura polegająca na tymczasowym przeniesieniu kierowcy do pracy w innym kraju niż ten, w którym zarejestrowane jest przedsiębiorstwo transportowe. Ma to znaczenie w kontekście rozliczeń wynagrodzenia pracownika w Polsce, szczególnie w odniesieniu do ulg ZUS i PIT związanych z tzw. wirtualnymi dietami. Możemy również odnosić się do delegowania kierowcy w kontekście pracy poza Polską i rozliczania wynagrodzenia za pracę wykonywaną w kraju przyjmującym. W takim przypadku mówimy o kierowcy delegowanym, który zajmuje się operacjami cross-trade lub kabotaż.
Kluczowe punkty nowego projektu ustawy
Z punktu widzenia polskich przedsiębiorstw transportowych, istotne zmiany dotyczą przepisów regulujących czas pracy kierowców oraz kwestii podatkowych, takich jak:
- zmiana sposobu naliczania i podwyżka wirtualnych diet (ulgi ZUS i PIT).
- określenie terminów wypłaty wynagrodzeń.
- zwrot nieudokumentowanych kosztów dla kierowców wykonujących transport międzynarodowy.
Zmiana wirtualnej diety na 60€ – co to oznacza?
Zwiększenie wirtualnej diety do 60€ wpłyniena ulgi podatkowe i składki ZUS, co może wprowadzić zmiany w wynagrodzeniach kierowców oraz kosztach firm transportowych. Warto dokładnie zrozumieć te zmiany i dostosować się do nich, aby efektywnie zarządzać finansami firmy.
Definicja wirtualnej diety
Wprowadzenie w życie nowelizacji ustawy o czasie pracy kierowców spowodowało konieczność przeliczania diet wirtualnych dla kierowców międzynarodowych. Są to kwoty naliczane za każdy dzień przebywania kierowcy poza granicami Polski. Ich zastosowanie ogranicza się wyłącznie do celów określenia odpowiedniej podstawy składek oraz podstawy opodatkowania wynagrodzenia pracownika, ponieważ od 2 lutego 2022 roku, zgodnie z przepisami, które weszły wówczas w życie, kierowcy międzynarodowi nie otrzymują już tradycyjnych delegacji.
Jakie są korzyści i wyzwania związane ze zmianą?
Ustalono nową stawkę diety wirtualnej dla wszystkich krajów:
- 60€ do ustalania ulgi od postawy składek ZUS.
- 20€ do ustalania ulgi podatkowej.
W praktyce najważniejszą konsekwencją dla pracodawców jest wzrost kwoty tzw. wirtualnej diety w odniesieniu do dotychczasowych metod rozliczeń. Dla porównania – wcześniejsze wartości diet w Niemczech wynosiły 49€, a we Francji 55€. W przypadku kierowców pracujących na międzynarodowych trasach wzrost tych kwot ma wpływ na ulgi w podatku oraz składkach ZUS. Konkretny wpływ na wynagrodzenie kierowcy jest zależny od ustaleń obowiązujących w danej firmie – jeśli wynagrodzenie było ustalane w kwocie brutto, kierowca otrzyma wyższe wynagrodzenie netto. Jeśli natomiast pensja kierowcy była ustalana w kwocie netto, firma poniesie mniejsze koszty samego wynagrodzenia.
Warto zaznaczyć, że wpływ tych zmian będzie zróżnicowany w zależności od aktualnej wysokości wynagrodzenia kierowcy oraz czasu spędzonego na pracy za granicą. Niektóre firmy mogą zauważyć jedynie minimalne zmiany, szczególnie w przypadku, gdy już teraz odprowadzają ZUS dla kierowcy od kwoty wynoszącej co najmniej 6935 zł. Z kolei firmy, które obecnie opierają swoje składki na wyższej podstawie, mogą spodziewać się bardziej odczuwalnego obniżenia kosztów. Obecnie intensywnie pracujemy nad przygotowaniem szczegółowych scenariuszy obliczeń – zapraszamy do obserwowania naszej strony internetowej i udziału w webinarach!
Konsekwencje zmian dla pracodawców
Nowe przepisy będą miały istotne konsekwencje dla pracodawców – mogą wpłynąć na strukturę wynagrodzeń i koszty operacyjne firm, a przewoźnicy będą musieli dostosować się do tych zmian, zarówno pod względem finansowym, jak i administracyjnym. Kluczowym wyzwaniem będzie odpowiednie zarządzanie wynagrodzeniami i przestrzeganie nowych przepisów, tak aby zapewnić zgodność z obowiązującym prawem, utrzymując jednocześnie konkurencyjność na rynku.
Jakie obowiązki nałożą się na pracodawców?
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawców jest omawiane powyżej rozliczanie wirtualnych diet według nowej stawki oraz z zastosowaniem nowego sposobu naliczania. Skutecznym wsparciem w tej kwestii jest oprogramowanie 4Trans.
Konieczne jest także dostosowanie programów kadrowo-płacowych w firmach, a przypadku uwzględniania zwrotu nieudokumentowanych kosztów związanych z korzystaniem z sanitariatów, istotne jest ich dokładne wyliczanie.
Potencjalne koszty i korzyści dla firm
W poniższych tabelach prezentujemy wpływ proponowanych zmian na realne wynagrodzenia pracowników:
Jak nowelizacje wpłyną na pracowników?
Z punktu widzenia firm zagranicznych oraz ich kierowców wysyłanych do pracy w Polsce w ramach operacji cross-trade i kabotaż, zmiany w odniesieniu do ustawy o delegowaniu kierowców dotyczą:
- konieczności zgłoszenia delegowania.
- rozliczania płac zgodnie z polskimi przepisami.
Dla przedsiębiorstw z Unii Europejskiej procedura zgłaszania delegowanych kierowców odbywa się poprzez wykorzystanie specjalnego portalu dedykowanego temu celowi, stworzonego przez Komisję Europejską i zintegrowanego z Systemem Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym (IMI).
W przypadku przedsiębiorstw pochodzących spoza obszaru UE obowiązuje zastosowanie określonego w ustawie z dnia 10 czerwca 2016 roku o delegowaniu pracowników, formularza zgłoszenia delegowania. Warto podkreślić, że w przypadku firm spoza UE, konieczne jest składanie tych zgłoszeń wyłącznie w formie pisemnej, co wiąże się z koniecznością drukowania potwierdzeń zgłoszenia delegowania.
Z kolei wszystkie firmy, które delegują swoich kierowców do pracy na terenie Polski, są również zobowiązane do prowadzenia ewidencji dotyczącej pracy tych kierowców na obszarze Polski.
Regulacje dotyczące delegowania w innych krajach UE
Regulacje odnoszące się do delegowania kierowców obsługujących transporty podlegające przepisom dyrektywy 2020/1057 miały zostać wdrożone przez poszczególne państwa członkowskie już w zeszłym roku. Niestety, procesy legislacyjne w tym zakresie napotkały na znaczące opóźnienia, niemniej jednak większość państw członkowskich już wprowadziła lub obecnie znajduje się na etapie zaawansowanej implementacji przepisów regulujących kwestie delegacji kierowców. Wpływ na to ma również stanowcze postępowanie Komisji Europejskiej – dobrym przykładem są tutaj sprawy Holandii i Portugalii, skierowane przez Komisję do Trybunału Sprawiedliwości UE z powodu opóźnienia we wdrożeniu przepisów.
Jakich dalszych zmian możemy się spodziewać?
W najbliższych kilkunastu miesiącach możemy spodziewać się kolejnych przepisów wprowadzanych w życie w związku z pakietem mobilności – w grudniu 2024 rozpocznie się wymiana tachografów na smart tachografy II generacji, zmieni się także okres przechowywania danych z tachografów.
Co w bliższej przyszłości? Zmianą, która będzie miała znaczne konsekwencje dla pracodawców, jest podwyżka płacy minimalnej – do kwoty 4242 złotych brutto od stycznia oraz do 4300 złotych brutto od lipca. Zmiany te będą dotyczyć również przewoźników delegujących kierowców do pracy po Polsce.
Istotne dla polskich firm są także prognozy przyszłych zmian w zakresie przeciętnego wynagrodzenia. W chwili obecnej nie znamy jeszcze dokładnej wysokości tej kwoty, jednak można szacować, że będzie to około 7800 złotych brutto.
Jak firmy i pracownicy mogą przygotować się na zmiany?
Przygotowanie się na zmiany w obszarze przepisów, technologii i rynku pracy jest kluczowe zarówno dla firm, jak i dla pracowników. Istotne jest bieżące monitorowanie zmian prawnych (w razie pytań zapraszamy do naszej nowopowstałej strefy Q&A i do udziału webinarach) oraz inwestowanie w szkolenia. Bardzo ważne jest przygotowanie się na wzrost kosztów pracy związany z omawianymi powyżej zmianami w wysokości płacy minimalnej oraz średniego wynagrodzenia – warto odpowiednio wcześnie oszacować wielkość podwyżek i uwzględnić je w stawkach transportowych.
