Z racji wykonywanych zadań, część kierowców wraca do bazy sporadycznie, co niestety może mieć wpływ na przepływ informacji między firmą a pracownikiem. Aktualne rozwiązania telematyczne w znaczący sposób rozwiązują trudności, które wynikają ze specyfiki pracy kierowcy zawodowego – jesteśmy w stanie zdalnie przesyłać zlecenia, monitorować poszczególne parametry stylu jazdy, a także aktualne położenie pojazdu. To, co może okazać się bardziej problematyczne, to kwestie związane z tworzeniem dokumentacji pracowniczej, a w szczególności prawidłowe i terminowe rozliczenie czasu pracy kierowców.
Przepisy polskiego Kodeksu Pracy jednoznacznie wskazują, że naliczenie i wypłacenie wynagrodzeń dla wszystkich pracowników, w tym przypadku kierowców, powinno odbyć się najpóźniej do każdego 10 dnia następnego miesiąca. Jedynym wyjątkiem od tej reguły są kierowcy wykonujący w danym miesiącu przewozy typu cross-trade lub kabotaż. W ich przypadku pod pewnymi warunkami część wynagrodzenia może być wypłacona do 21 dnia kolejnego miesiąca.
Pamiętaj, że wynagrodzenie musi zawierać wszystkie zmienne składniki, takie jak nadgodziny, godziny nocne oraz dyżury. Z poprawnym naliczeniem i terminowym wypłaceniem wynagrodzeń nie będziesz miał problemu, jeżeli posiadasz aktualne cyfrowe lub analogowe dane, dotyczące czasu pracy.
Dane z tachografu lub karty kierowcy możesz pobierać zdalnie przy pomocy systemów służących do lokalizacji i monitoringu GPS. Przykładem takiego rozwiązania jest usługa Tacho Zdalnie, z której korzystać mogą użytkownicy systemu telematycznego GBox. Usługa ta od niedawna dostępna jest w odsłonie 2.0 i pozwala między innymi na:
- automatyczne odczytywanie karty kierowcy po zalogowaniu do tachografu oraz automatyczne tworzenie harmonogramu odczytów;
- zlecenia odczytów kart per kierowca (niezależnie od pojazdu) oraz zlecenia odczytów tachografu;
- bieżąco monitoring odczytów.
Wprowadzenie ryczałtów
Jeśli w swojej firmie nie posiadasz powyższych rozwiązań, możesz wprowadzić w umowach o pracę zryczałtowaną strukturę wynagrodzenia. Pamiętaj jednak, że posiadanie systemów lokalizacji satelitarnej nie wyklucza stosowania ryczałtów.
Jeżeli pracownik wykonuje pracę stale poza siedzibą firmy, a właśnie z takimi sytuacjami mamy do czynienia w omawianych przypadkach, dopuszczalne jest wprowadzenie ryczałtów za nadgodziny kierowcy. Przepisy Kodeksu Pracy (art. 1511 § 4 i art. 1518 § 2.) przewidują także możliwość wprowadzenia ryczałtu za godziny nocne.
Pamiętaj również, że wysokości ryczałtów powinny być jak najbliższe kwocie, która odpowiada przypuszczalnemu nakładowi pracy – składniki nie mogą być sztucznie zaniżone ani zawyżone względem ilości dotychczas wykonywanych obowiązków. Określając realny wymiar ryczałtów za nadgodziny kierowcy, należy zweryfikować i uśrednić dane z wcześniej wyliczanych zmiennych składników wynagrodzenia. Ustalone w ten sposób kwoty powinny być wypłacone wraz z regularnym wynagrodzeniem pracownika, w terminie nie późniejszym niż do 10 dnia kolejnego miesiąca.
Co do zasady ryczałty wypłaca się w ustalonej i stałej wysokości, jednak kwotę należy obniżyć o 1/30 za każdy dzień nieobecności, jeśli w danym miesiącu występują nieobecności usprawiedliwione, uprawniające pracownika do otrzymania zasiłku chorobowego.
Konieczność weryfikacji godzin
Gdy zapoznasz się z artykułem 25 ust. 3 ustawy o czasie pracy kierowców – „w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną nie ewidencjonuje się godzin pracy”, możesz odnieść błędne wrażenie, że w przypadku wprowadzenia systemu zadaniowego, ryczałtu za godziny nadliczbowe lub godziny nocne, firmy transportowe nie muszą dokonywać już żadnych dodatkowych obliczeń, gdyż nie mają konieczności tworzenia ewidencji czasu pracy. Uwaga – jest to błędna interpretacja! Dlaczego?
Ryczałt za nadgodziny kierowcy nie zwalnia pracodawcy z konieczności weryfikacji godzin pracy swoich pracowników. W sytuacji, gdy rzeczywista ilość godzin nadliczbowych lub innych zmiennych składników wynagrodzenia (np. godziny nocne czy dyżury), przewyższa wypłacony ryczałt, następuje wymóg ich wypłaty.
Mówi o tym art. 80 Kodeksu Pracy oraz wyroki sądów w sprawach, w których roszczenia o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, powyżej ustalonego ryczałtu, zostały uznane jako zasadne (wyrok SN z 17 czerwca 2008 r., I PK 307/07, wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 2015-10-29 Sygn. akt III APa 7/15). Należy mieć na uwadze, że dla służb kontrolnych czy sądów, ustalenie wymiaru pracy kierowców nie stanowi większego kłopotu, ponieważ dane źródłowe dotyczące godzin pracy zapisane są na wykresówkach, kartach cyfrowych oraz danych z tachografu, które przedsiębiorstwo transportowe zobligowane jest przechowywać przez okres minimum 1 roku.
Weryfikacja wysokości należnego ryczałtu z kwotami wypłaconymi
Analiza odbywa się na podstawie tworzonej co miesiąc ewidencji – w tym ewidencji nadgodzin kierowców oraz innych składników wynagrodzenia. Wyniki te, a w szczególności wartości kwotowe, należy zestawić z już wypłaconym ryczałtem.
Przyjęło się, że rozliczenia ryczałtów dokonywane są zgodnie z przyjętym u pracodawcy okresem rozliczeniowym, przy czym najczęściej są to trzy kolejne miesiące kalendarzowe. Obecnie jednak coraz więcej firm transportowych weryfikuje ryczałty co miesiąc. Wynika to z przepisów wprowadzonych przez pakiet mobilności – po zmianach z lutego 2022, przedsiębiorstwa i tak co miesiąc wyrównują wyliczone składniki wynagrodzenia do wynagrodzenia oczekiwanego przez kierowcę.
Nie ma konieczności dokonywania wyrównań, ani możliwości zrobienia potrąceń, jeżeli wartości wypłaconego ryczałtu nie przekraczają kwot wypłaconych. Gdyby w którymś z ryczałtowanych składników wartości rzeczywiste przekroczyły kwoty wypłacone, następuje konieczność ich wypłaty. Wyrównania z tytułu rozliczenia ryczałtów należy wypłacić pracownikom z wyraźnym wyszczególnieniem tytułu ich wypłaty, wskazując go w liście płac.
Aby ustrzec firmę przed wysokimi jednorazowymi kwotami wyrównań, zachęcamy do comiesięcznego monitorowania wartości wypracowanych godzin, w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. W szczególności warto zaplanować odpowiednią ilość dni wolnych, w trakcie których można będzie oddać godziny nadliczbowe, unikając tym samym zbyt wysokich kwot.
Naliczenie i terminowe wypłacenie wynagrodzeń
Gdy posiadamy informacje dotyczące czasu pracy kierowców, naliczenie i terminowe wypłacenie wynagrodzeń nie powinno stanowić większej trudności. Pomocne w tym aspekcie są rozwiązania, które umożliwiają zdalne pobieranie danych, takie jak urządzenia do lokalizacji i monitoringu GPS. Warto rozważyć inwestycję w systemy telematyczne, które pozwolą oszczędzić czas oraz zagwarantują poprawność otrzymywanych danych, niezbędnych do tworzenia prawidłowej dokumentacji pracowniczej.
