Jesteś właścicielem firmy transportowej? Z pewnością wiesz, jak ważna w obecnych realiach rynkowych jest optymalizacja procesów zachodzących na każdym etapie realizacji zleceń i w każdym dziale Twojego przedsiębiorstwa – od pracy logistyków i spedytorów, poprzez kierowców, aż do księgowości. Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań, takich jak telematyka czy narzędzia TMS (program spedycyjny), jest dziś konieczne, aby nie dać się wyprzedzić konkurencji i wykonywać zlecenia transportowe na wysokim poziomie. Warto podkreślić, że tego typu oprogramowanie poprawia skuteczność pracy nie tylko dużych, ale także małych i średnich firm działających w branży TSL.
Tym razem przyjrzyjmy się bliżej narzędziom TMS – jak wybrać najlepszy program spedycyjny oraz w jakie moduły powinien być wyposażony? Na co zwrócić szczególną uwagę?
Czym kierować się przy wyborze programu spedycyjnego?
Z całą pewnością przewoźnicy nie mogą narzekać na brak szerokiej oferty w zakresie oprogramowania dla transportu i spedycji. Z roku na rok powstaje coraz więcej nowoczesnych narzędzi, które znacząco optymalizują pracę w branży TSL. Tak duży wybór daje liczne możliwości, jednak niesie także ryzyko zakupu rozwiązania niedostosowanego do potrzeb przedsiębiorstwa. Nawet jeśli dany program spedycyjny oferuje bardzo zaawansowane funkcje, ostatecznie może nie spełnić swojej roli, jeśli nie będzie pasował do działalności firmy i specyfiki realizowanych zleceń.
Wybierając system spedycyjny, musisz zatem dokładnie przemyśleć, czego potrzebuje Twoja firma transportowa. Zdefiniuj swoje wymagania i dokonaj analizy rynku. Zastanów się, z jakimi problemami zmagasz się Ty oraz Twoi pracownicy. Jakie działania zabierają najwięcej czasu? W czym potrzebujesz pomocy? To kluczowe pytania, dzięki którym określisz swoje potrzeby. To także dobry moment na przeprowadzenie audytu wewnętrznego, który dostarczy rzetelnych informacji o funkcjonowaniu firmy, jej mocnych i słabych stronach. Warto, abyś przyjrzał się również, jakich systemów do zarządzania transportem używa konkurencja.
Gdy już określisz swoje wymagania, porównaj dostępne oprogramowanie. Jak każdy z pewnością zwracasz uwagę na cenę. To ważny aspekt, jednak najbardziej efektywnym (a tym samym najbardziej ekonomicznym) rozwiązaniem jest postawienie na jakość i dopasowanie do Twojej firmy. Przeprowadź konsultacje z producentami programów transportowych – poznaj możliwości proponowanych narzędzi, zastanów się, w jakim stopniu odpowiadają one Twoim wymaganiom oraz zweryfikuj, czy można wprowadzić w nich dodatkowe integracje i funkcje, które usprawnią Twoją pracę.
Weź również pod uwagę historię potencjalnych partnerów biznesowych – bezpiecznym wyborem są firmy, które funkcjonują na rynku transportowym już dłuższy czas i cieszą się uznaniem swoich klientów.
Zalety programu spedycyjnego w firmie transportowej
Program transportowo spedycyjny to dla firm możliwość usprawnienia codziennej pracy, podniesienia bezpieczeństwa oraz poprawy wyników finansowych. Moduły, w które wyposażony jest system, znacząco przyspieszają i ułatwiają planowanie transportu, rozliczanie godzin pracy, przesyłanie dokumentów, prowadzenie dwustronnej komunikacji, wystawianie faktur i zarządzanie finansami. Program transportowy to także możliwość analizy kluczowych danych i raportów oraz monitorowania tempa realizowanych zleceń, przebiegu trasy oraz weryfikacji kontrahentów – jest więc źródłem istotnych informacji zarówno dla przewoźników, jak i spedytorów oraz dyspozytorów. Aby maksymalnie wykorzystać wszystkie funkcje programu, dobrym rozwiązaniem jest integracja z telematyką i zewnętrznymi systemami pozyskiwania zleceń. Oprogramowanie dla transportu i spedycji pozwala zdecydowanie zwiększyć poziom kontroli nad procesami w firmie, co w praktyce przekłada się na oszczędność czasu i generowanie większego zysku.
Zarządzanie procesami spedycyjno-transportowymi dzięki TMS Nawigator
TMS Nawigator to jeden z najchętniej wybieranych systemów do zarządzania transportem i spedycją. Jest to narzędzie adresowane zarówno do dużych przedsiębiorstw, jak i do przewoźników, którzy posiadają niewielką flotę pojazdów. Taka elastyczność została osiągnięta za sprawą modułów, które pokrywają wszystkie najważniejsze procesy w firmach transportowych, a także dzięki każdorazowemu przeprowadzaniu dokładnych analiz przedwdrożeniowych, podczas których klient określa swoje wymagania i potrzeby. System na życzenie klienta może być modyfikowany, tak aby zapewnić możliwość indywidualnego dostosowania funkcji programu do charakteru każdego przedsiębiorstwa.
Główne moduły programu spedycyjnego TMS Nawigator
Skuteczną obsługę zleceń spedycyjnych i transportowych zapewnia kilkanaście modułów, w które został wyposażony program transportowy TMS Nawigator. Oto najważniejsze z nich:
- Brama: rejestracja wjazdów i wyjazdów firmowych samochodów, dane dla pracowników nadzorujących ruch,
- Kasa: weryfikacja płatności, zarządzanie i rozliczenie służbowych wydatków kierowców,
- Zezkar: rejestracja i zarządzanie dokumentami zezwoleń i karnetów TIR dla transportu poza obszarem Unii Europejskiej,
- Magazyn: usługi związane z prowadzeniem gospodarki magazynowej, zarządzanie dostawami, paliwem, wyposażeniem kierowców i magazynem logistycznym,
- Warsztat: zarządzanie pracą mechaników, przyspieszenie czasu naprawy, planowanie i rozliczanie zleceń warsztatowych dla pojazdów własnych, obcych oraz zleceń inwestycyjnych,
- CRM: Szybkie generowanie i rejestracja automatycznych międzynarodowych listów przewozowych na podstawie zleceń z programu,
- Faktury: szybkie wystawianie faktur za zlecenia transportowe i spedycyjne (również faktury zbiorcze). Moduł nadzoruje realizację umów, a w razie braku płatności podejmuje wobec klientów automatyczną windykację,
- Mapa: moduł, za pomocą którego dokonasz analizy odległości i czasu potrzebnego, aby zrealizować zlecenie. Program uwzględnia dane o opłatach drogowych i pozostałych kosztach,
- Poczta: system ewidencji poczty, skanowanie załączników, integracja z innymi systemami – e-Nadawca i EPO. Automatyczna rejestracja faktur w systemie Poczty Polskiej,
- Komunikator: Szybki kontakt z kierowcami, komunikacja przypisana pod konkretne zlecenie spedycyjne lub transportowe,
- Kontrahenci: CRM wraz z rejestrem klientów uzupełnionym o potrzebne dane, takie jak warunki współpracy, dokumentacja, historia zleceń i wystawione faktury. Integracja z VIES, GUS i MF,
- Koszty: rejestracja wszelkich kosztów spedycyjnych, transportowych i ogólnozakładowych wraz z możliwością szybkiej i czytelnej analizy rentowności zleceń, pojazdów i tras,
- Rokos: moduł dla pracowników zarządzających firmową flotą i kierowcami, zawiera dane o rentowności zleceń i pojazdów, zyskach, jakie przynosi współpraca z konkretnymi klientami, a także informacje o pracy poszczególnych kierowców. Umożliwia rozliczenia kart drogowych, paliwa i ewentualnych szkód komunikacyjnych,
- Zlecenia: zarządzanie realizowanymi zleceniami, optymalne planowanie trasy przy użyciu map dedykowanych dla transportu ciężkiego, zarządzanie rezerwacjami promowymi dzięki wykorzystaniu integracji z operatorami.
Program spedycyjny TMS Nawigator to pełna kontrola nad kierowcami w firmie
TMS Nawigator pozwala na osiągnięcie pełniejszej kontroli nad kierowcami poprzez planowanie czasu pracy, rozliczanie delegacji oraz prowadzenie statystyk. Program spedycyjny zawiera rejestr wyposażenia kierowców i system oceny ich pracy wraz z obsługą scenariuszy premiowo-płacowych. Kontrolę zwiększa również możliwość wyznaczania konkretnych tras dla kierowcy oraz ułatwienie komunikacji z każdego miejsca podczas realizacji zlecenia.
Planowanie, zarządzanie zleceniami i optymalizacja procesów dzięki TMS Nawigator
Program dla transportu i spedycji TMS Nawigator to narzędzie, które wprowadza Twoją firmę na znacznie wyższy poziom technologiczny. System zapewnia kompleksowe wsparcie w planowaniu i organizacji transportu, a wspomniane wcześniej nowoczesne moduły wspomagają spedytorów w takich czynnościach, jak ustalanie tras przejazdów, dobór floty, monitoring i obsługa transportu, a także pozyskiwanie zleceń i komunikacja z kierowcami w trasie.
Oprogramowanie wykorzystywane jest w transporcie ładunków całopojazdowych (FTL) i w transporcie drobnicowym (LTL) – między innymi podczas nadzorowania i organizowania zleceń oraz w ich realizacji za pomocą własnego transportu lub przez podwykonawców.
Generowanie raportów na temat kluczowych procesów oraz działań poszczególnych pracowników zapewnia przewoźnikom wiedzę, która przyczynia się do realnego wzrostu efektywności całego przedsiębiorstwa.
