Przepisy pakietu mobilności rewolucjonizują sposób, w jaki firmy transportowe rozliczają wynagrodzenia kierowców międzynarodowych. W świetle tych regulacji właściwa kwalifikacja płac zagranicznych jest jednym z najważniejszych elementów zabezpieczających przed ewentualnymi sankcjami ze strony służb kontrolnych.
W branży TSL nieustannie rośnie znaczenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych, dlatego w artykule omówimy narzędzia do zarządzania wynagrodzeniami za granicą, które ułatwiają przeprowadzanie rozliczeń. Skomplikowany charakter regulacji wiąże się z ryzykiem pomyłek i nieprawidłowych interpretacji obowiązujących przepisów. Błędy w płacach zagranicznych zdarzają się więc w wielu firmach transportowych – to zagadnienie również omówimy w naszym artykule. Zapraszamy!
Podstawy kwalifikacji odcinków płacowych dla pracowników zagranicznych
Aktem prawnym, który stanowi podstawę delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, jest Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej z dnia 16 grudnia 1996 roku. Dyrektywa ta ma zastosowanie wobec firm prowadzących działalność w kraju członkowskim Unii Europejskiej, które w ramach świadczenia usług poza granicami kraju swojej siedziby delegują pracowników na terytorium innego państwa UE. Zmiany w tym zakresie wchodzą w skład przepisów zawartych w pakiecie mobilności.
Nowe zasady dotyczące kwalifikacji płac zagranicznych i rozliczania czasu pracy kierowców weszły w życie z dniem 2 lutego 2022 roku. W wyniku tych zmian dostosowaniu do wyznaczonych standardów uległy również wewnętrzne przepisy państw członkowskich. Nie inaczej było w przypadku Polski – największe zmiany dotyczyły Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców.
Jak prawidłowo przydzielać wynagrodzenia do pracowników zagranicznych
W kontekście kwalifikacji płac zagranicznych kluczową rolę odgrywa wiedza na temat miejsc załadunków i rozładunków podczas wykonywania danego zlecenia. Wcześniej, do końca stycznia 2022 roku, trasa przewozu międzynarodowego nie miała w tej kwestii znaczenia. Ten stan rzeczy diametralnie zmienił się 2 lutego 2022, w związku z wdrożeniem wspomnianych wcześniej przepisów. Zgodnie z aktualnymi regulacjami, funkcjonuje rozróżnienie uwzględniające poszczególne rodzaje przewozów międzynarodowych.
Kierowca podlega pod płace sektorowe w danym kraju UE, jeśli wykonuje przewozy kabotażowe lub cross-trade. Pozostałe formy przewozów, czyli przewozy bilateralne (z Polski oraz do Polski), a także przejazdy tranzytowe, nie podlegają delegowaniu i kwalifikacji odcinków do płac zagranicznych. Warto zaznaczyć, że podczas wykonywania przewozów bilateralnych, kierowca może dodatkowo zrealizować dwie operacje załadunku lub rozładunku, nie podlegając wówczas pod rozliczenia płac sektorowych. Jednak aby spełnić ten warunek, konieczne jest wyposażenie pojazdu w nowe tachografy (po sierpniu 2023 roku).
Obowiązujące przepisy wprowadziły zatem istotne modyfikacje i znacząco zmieniły zarządzanie wynagrodzeniami za granicą. W wyniku tych zmian część z firm specjalizujących się w przewozach międzynarodowych przestała być zobowiązana do rozliczania płac zagranicznych. Dlatego pamiętajmy – kierowca wykonujący przewozy poza Polską nie zawsze musi podlegać procedurze rozliczeń płac zagranicznych.
Podczas rozliczania wynagrodzenia za czas pracy kierowcy należy zastosować się do przepisów, które obowiązują na terenie kraju przyjmującego, czyli państwa, w którym odbywa się transport podlegający delegowaniu. Właśnie z tego powodu nie zawsze wystarczające będzie uwzględnienie samego czasu pracy – konieczne jest także wliczanie różnego rodzaju dodatków zależnych od przepisów obowiązujących w danym państwie. Mogą to być na przykład świadczenia za staż, pracę w nocy, w niedziele i święta, oraz inne, zgodnie z obowiązującymi regulacjami krajowymi.
Warto zwrócić uwagę, że podstawowym założeniem pakietu mobilności, w tym nowych przepisów podatkowych i płacowych w pracy zagranicznej była zasada „ta sama praca za tą samą płacę”. W praktyce oznacza to, że kierowca zatrudniony przez polską firmę powinien otrzymywać adekwatne wynagrodzenie, włączając w to ewentualne dodatki. W procesie rozliczeń mogą pojawić się dopłaty, choć ich wystąpienie nie jest obligatoryjne. Jest to uzależnione od tego, czy kwota wypłacona kierowcy za czas pracy w danym państwie, uwzględniając polskie składniki wynagrodzenia, jest wystarczająca do pokrycia pełnego wynagrodzenia za pracę w tamtym kraju.
Błędy do uniknięcia przy kwalifikacji płac zagranicznych
Aby skutecznie i zgodnie z przepisami rozliczyć wynagrodzenie na terenie Unii Europejskiej, niezbędne są dokładne informacje o wszelkich aktywnościach kierowcy. Bardzo ważne jest prawidłowe wprowadzanie symboli krajów członkowskich, do których kierowca wjeżdża podczas realizowania międzynarodowych zleceń. Istotne jest też uwzględnienie przez osobę odpowiedzialną za rozliczenia informacji dotyczących wszystkich załadunków i rozładunków, które miały miejsce podczas przewozu.
Zdarza się, że błędy w płacach zagranicznych wynikają z pomyłek popełnianych przez kierowców. Chodzi właśnie przede wszystkim o nieprawidłowe, zbyt późno wprowadzone do tachografu lub zupełnie pominięte informacje na temat przekraczanych granic. Takie sytuacje często prowadzą do nieprawidłowej kwalifikacji i nieuzasadnionego uznania danego odcinka jako podlegającego lub niepodlegającego pod delegowanie. Właściwa obsługa tachografu przez kierowcę jest niezwykle ważna – wszelkie błędy mogą powodować nieprawidłowości w rozliczeniach, co z kolei generuje nadmiarowe koszty dla przedsiębiorstwa. Oczywistą kwestią pozostaje również fakt, że nieumiejętne korzystanie z tachografu naraża firmę na dotkliwe sankcje ze strony europejskich służb kontrolnych.
Narzędzia i technologie wspierające zarządzanie płacami zagranicznymi
Wśród zmian, które wprowadził pakiet mobilności, znalazła się również kwestia stopniowej wymiany tachografów na tak zwane inteligentne tachografy II generacji. Proces ten zaczął się niedawno – w sierpniu 2023 roku. Regulacje mają na celu ułatwienie rozliczeń oraz kontroli czasu pracy kierowców, a ostatni etap zmian zakończy się 1 lipca 2026 roku wraz z wejściem w życie obowiązku używania tachografów w busach biorących udział w międzynarodowym transporcie. Warto jednak zaznaczyć, że posiadanie nowego tachografu nie zawsze będzie zwalniać kierowcę z obowiązku ręcznego wprowadzania informacji na temat przekraczanych granic.
Ponadto nowe tachografy posiadają dodatkową funkcję, która pozwala kierowcy oznaczać załadunki i rozładunki towarów. Obecnie jednak nie ma jeszcze przepisów wykonawczych dotyczących tego zagadnienia. Innymi słowy, choć nowe tachografy dają taką możliwość, formalnie nie ma jeszcze obowiązku korzystania z niej, a branża musi czekać na dalsze wytyczne.
Przekroczenia granic to tylko połowa niezbędnych informacji. Aby posiadać rzetelną wiedzę na temat załadunków poszczególnych kierowców, przydatne jest korzystanie z odpowiedniego oprogramowania – narzędzi do zarządzania płacami za granicą, które zawierają takie dane.
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele takich programów – są to między innymi aplikacje obsługiwane online poprzez przeglądarki internetowe, a także odrębne programy oferujące informacje dotyczące ilości i opłacalności zleceń oraz dające możliwość rozliczania kosztów i wystawiania dokumentów sprzedaży.
Regularne wprowadzanie odpowiednich informacji do takiego programu pozwala na generowanie zestawień, które można łatwo wyeksportować w formatach zgodnych z możliwościami programu rozliczającego. Najczęściej są to formaty takie jak *CSV, *.XLS lub *.XML. Wykorzystanie tego typu oprogramowania oraz uwzględnienie kompletu danych znacząco przyspiesza proces kwalifikacji odcinków do płac zagranicznych i ogranicza ilość potencjalnych błędów ludzkich, pozwalając na bezpiecznie i zgodnie z przepisami rozliczanie wynagrodzenia kierowcy międzynarodowego.
Przyszłość płac zagranicznych: trendy i prognozy
Zmiany w unijnych i krajowych aktach prawnych sprawiają, że osoby zajmujące się rozliczaniem płac w firmach transportowych muszą być na bieżąco ze wszystkimi nowościami. Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę?
- szkolenia: kwalifikacja odcinków do płac zagranicznych i zarządzanie wynagrodzeniami to zadania wymagające stałego aktualizowania wiedzy i adaptacji do zmieniających się przepisów. Regularne szkolenie pracowników odpowiedzialnych za ten obszar jest działaniem, które ograniczy ilość popełnianych błędów. Warto dbać również o kompetencje zatrudnionych kierowców. Wsparciem w tego typu działaniach mogą być np. szkolenia organizowane przez ekspertów OCRK;
- weryfikacja danych: czyli analiza informacji przesyłanych przez kierowców. Przypomnijmy – potrzebne będą dane o przekroczonych granicach państw oraz załadunkach i rozładunkach;
- aktualizacja programu rozliczeniowego: bieżąca aktualizacja pozwala dostosować sposób rozliczeń do nowych przepisów i zmieniających się stawek wynagrodzenia.
Od stycznia weszły w życie podwyżki stawek wynagrodzenia w niektórych europejskich krajach. Pamiętajmy również, że część państw aktualizuje swoje stawki w innym systemie, np. co pół roku lub nawet co dwa lata. Warto jednocześnie wziąć pod uwagę, że w związku z dynamiczną sytuacją gospodarczą, aktualnie obowiązujące cykle zmian w stawkach mogą być dostosowywane, tak aby adekwatnie odpowiadać na realia rynkowe.
Czego przewoźnicy powinni spodziewać się w najbliższych miesiącach? Z pewnością nie należy wykluczyć wzmożonych kontroli w firmach transportowych. Kontrole mające na celu wykrycie potencjalnych błędów w płacach zagranicznych, mogą obejmować okres maksymalnie do 2 lat wstecz, a jak wiadomo, niedawno minęły właśnie dwa lata od wprowadzenia nowych obowiązków związanych z kwalifikacją i rozliczaniem wynagrodzeń kierowcy w UE.
