Od wielu lat możemy zaobserwować regularny rozwój branży transportowej, zarówno w zakresie liczby powstających firm, jak i wykonywanych przewozów. Wydarzenia takie jak pandemia koronawirusa nie zatrzymały tego trendu i pomimo coraz większej konkurencji na rynku, przedsiębiorcy wciąż mogą znaleźć swoją niszę i stałych klientów, a wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego nadal może przynosić duże zyski.
Założenie firmy transportowej wiąże się z koniecznością spełnienia pewnych istotnych wymagań formalnych, radzimy również, żebyś już na samym początku zastanowił się nad kwestiami marketingowymi i wizją rozwoju firmy.
Są to sprawy, które warto dokładnie przemyśleć jeszcze przed założeniem swojej działalności gospodarczej, tak aby właściwie przygotować się na wszelkie możliwe wyzwania i sprawnie wystartować w branży transportowej. Jeśli zastanawiasz się, jak założyć własną firmę transportową krok po kroku, ten artykuł jest dla Ciebie.
Jak otworzyć firmę transportową?
Obowiązki formalne, jakie musisz spełnić podczas zakładania działalności gospodarczej, częściowo zależą od tego, jakimi pojazdami samochodowymi będzie dysponowała Twoja firma transportowa. Ustawodawca przewidział różne wymagania dla transportu pojazdami DMC od 2,5 do 3,5 tony (tzw. busy) oraz dla ciężarówek. Jak zacząć w transporcie?
Otwarcie firmy transportowej do 3,5 tony
Wbrew pozorom założenie działalności gospodarczej nie jest szczególnie skomplikowaną procedurą. W pierwszej kolejności jako przyszły przedsiębiorca musisz zarejestrować swoją firmę transportową w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – jeśli wybrałeś jednoosobową działalność gospodarczą lub w przypadku spółki – w Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnym z lokalizacją siedziby tworzonej spółki.
Musisz złożyć tam wniosek z informacjami o firmie, wybranej formie opodatkowania oraz uzupełnić kody PKD, które określają zakres działania Twojego przedsiębiorstwa. W przypadku działalności gospodarczej w zakresie transportu lub pośrednictwa przy przewozie rzeczy podstawowym kodem będzie 49.41.Z – transport drogowy towarów. O znaczeniu kodów PKD dla firmy transportowej dowiesz się w dalszej części tekstu.
Kolejnym etapem jest złożenie w Urzędzie Skarbowym wniosku o nadanie Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) oraz wybór odpowiedniej formy opodatkowania. Jeżeli planujesz prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego zagranicznego, bardzo potrzebny będzie numer NIP EU, który pozwali Ci na rozliczanie się bez 23% stawki VAT (pod warunkiem, że klient również działa na obszarze Unii Europejskiej i posiada swój NIP EU), czyli wyłącznie w kwocie netto.
Po wykonaniu tych czynności skieruj się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, masz możliwość wyboru tzw. małego ZUS, czyli obniżenia składki na ubezpieczenie społeczne. W przypadku zakładania spółki niestety taka możliwość nie jest dostępna.
Dokumentem niezbędnym, aby założyć firmę transportową, jest zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Przynajmniej jedna spośród osób zarządzających przedsiębiorstwem musi również posiadać certyfikat kompetencji zawodowych. Czym jest ten dokument? Certyfikat kompetencji zawodowych to potwierdzenie posiadania odpowiednich kwalifikacji w zakresie transportu drogowego. Aby go zdobyć, należy zdać egzamin państwowy przeprowadzany przez komisję Instytutu Transportu Samochodowego.
Własna firma transportowa powyżej 3,5 tony
Wyżej wymienione przepisy częściowo pokrywają się z wymaganiami, stosowanymi wobec działalności transportowej do 3,5 tony, są jednak nieco bardziej skomplikowane. Podobnie jak w przypadku busów, musisz zarejestrować swoją firmę w Urzędzie Skarbowym oraz uzyskać numer PKD. Potrzebny będzie też certyfikat kompetencji zawodowych, zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, odpowiednie zabezpieczenie finansowe i dobra reputacja.
W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie międzynarodowej pojawia się konieczność uzyskania licencji wspólnotowej. W przeciwieństwie do firm dysponujących lekkimi pojazdami samochodowymi, dla przedsiębiorstw wykorzystujących ciężarówki obowiązek ten nie jest nowością. Bardzo istotna jest kwestia uprawnień posiadanych przez kierowców – muszą być wyższe, niż w przypadku kierowców w transporcie lekkim.
Jaka jest najlepsza forma opodatkowania dla firmy transportowej?
Rodzaj opodatkowania to jedna z ważnych decyzji, którą musisz podjąć podczas zakładania działalności gospodarczej. Dostępne opcje to opodatkowanie na zasadach ogólnych, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz podatek liniowy. Podejmij decyzję na podstawie wielkości firmy i swoich planów, w zakresie jej rozwoju i generowanych dochodów. Decyzję co do formy opodatkowania można podjąć raz do roku.
Podatek liniowy zakłada niezmienne opodatkowanie w wysokości 19%. Ryczałt oznacza opodatkowanie przychodów zamiast dochodów, a obowiązujące stawki to 5,5% lub 8,5%. Trzecim rozwiązaniem jest podatek obliczany na zasadach ogólnych, stanowiący najlepsze rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy przewidują, że nie przekroczą pierwszego progu podatkowego. Przewóz towarów opodatkowany na zasadach ogólnych będzie wynosił w takiej sytuacji 18%. Przekroczenie pierwszego progu (czyli dochód wyższy niż 85 528 zł) powoduje przejście na następny, 32% próg podatkowy.
Czy firma transportowa musi być płatnikiem VAT?
Prowadzenie działalności gospodarczej nie zawsze musi wiązać się z koniecznością opłacania podatku VAT – jeżeli Twój roczny obrót nie przekroczy 150 000 zł, skorzystasz ze zwolnienia z tego obowiązku. Jednak w przypadku wykonywania zawodu przewoźnika drogowego warto rozważyć pozostanie VATowcem. Wynika to ze specyfiki branży, w której bardzo wielu Twoich potencjalnych klientów opłaca ten podatek, a co za tym idzie, ich preferowanym kontrahentem będzie podmiot wykonujący przewóz drogowy, który również jest płatnikiem VAT. Jest to spowodowane zasadami określającymi możliwość odliczenia podatku przez firmę. Aby Twój przyszły klient mógł to zrobić, Ty również musisz być płatnikiem VAT.
Określenie PKD dla firmy transportowej
PKD, czyli Polska Klasyfikacja Działalności, to sposób klasyfikowania przedsiębiorstw według prowadzonej działalności gospodarczej. Najczęściej wybierany dla firmy transportowej jest wspomniany wcześniej kod – 49.41.Z – transport drogowy towarów. Obejmuje on przewozy między innymi takich towarów jak:
- towary masowe,
- artykuły zamrożone lub schłodzone,
- inwentarz żywy,
- towary ciężkie,
- samochody,
- dłużyce,
- odpady i materiały wtórne.
Jak uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego?
Przewoźnikiem drogowym jest przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego. Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego jest wydawane przez Starostwo Powiatowe. Aby je uzyskać, Twoja firma musi posiadać siedzibę w kraju Unii Europejskiej oraz dobrą reputację.
Oznacza to, że Ty, jako właściciel firmy transportowej oraz inne osoby zarządzające transportem nie mogą być prawomocnie skazane za przestępstwa umyślne – między innymi z zakresu prawa o ruchu drogowym, transportu oraz przeciwko wiarygodności dokumentów, ochronie środowiska i obrotowi gospodarczemu. Pełną listę znajdziesz w Ustawie o transporcie drogowym. Żadna z powyższych osób nie może być również objęta zakazem prowadzenia działalności gospodarczej w transporcie drogowym, a w przypadku kierowców – zakazem wykonywania zawodu. Jako przedsiębiorca musisz również posiadać stosowne kompetencje zawodowe (potwierdzone opisywanym wcześniej certyfikatem) oraz odpowiednią zdolność finansową.
Aby uzyskać zezwolenie, należy uiścić wymagane opłaty oraz złożyć niezbędne zaświadczenia i wnioski – między innymi o niekaralności, oświadczenie osoby zarządzającej transportem, dotyczące bazy eksploatacyjnej (OB), certyfikat kompetencji zawodowych oraz potwierdzenie płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Licencja wspólnotowa w firmie transportowej
Jeżeli chcesz założyć firmę transportową, w której będziesz wykonywał transport międzynarodowy, musisz posiadać specjalny dokument – licencję wspólnotową. Wniosek o jej wydanie wraz z wymaganymi zaświadczeniami i oświadczeniami, możesz złożyć w siedzibie Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Wymagania, które musisz spełnić, aby uzyskać licencję wspólnotową, są zbliżone do tych, które obowiązują podczas ubiegania się o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Pamiętaj, że każdy pojazd, którego używasz do wykonywania działalności gospodarczej w międzynarodowym transporcie drogowym, musi posiadać osobny wypis z licencji.
W kontekście międzynarodowej działalności transportowej warto wspomnieć również o dużych zmianach, które wejdą w życie w 2022 roku w związku z pakietem mobilności. Z dniem 21 maja wszystkie firmy wykonujące pomiędzy krajami Unii Europejskiej przewóz rzeczy w ramach transportu drogowego pojazdami od 2,5 do 3,5 T DMC będą musiały posiadać licencję wspólnotową na takich zasadach, jakie obowiązują transport ciężki.
Jaką formę działalności wybrać dla firmy transportowej?
W wybraniu formy działalności gospodarczej najistotniejsze jest dokładne przeanalizowanie własnych potrzeb, możliwości finansowych i wizji rozwoju firmy. Wybór ten ma wpływ na opodatkowanie, a także na to, ile kosztuje założenie firm transportowej. Do popularnych rozwiązań należy jednoosobowa działalność gospodarcza lub jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeżeli natomiast chcesz założyć firmę przy udziale wspólników, dostępną opcją są spółki cywilne i jawne oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Jednoosobowa działalność gospodarcza jest uważana za dobre rozwiązanie dla małych firm. Wybierając jednoosobową działalność gospodarczą, nie musisz martwić się koniecznością posiadania kapitału założycielskiego, nie masz też obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, jednak w razie problemów przedsiębiorstwa, odpowiadasz swoim prywatnym majątkiem.
Inaczej jest w przypadku spółki z o.o., w której odpowiedzialność majątkowa dotyczy wyłącznie wkładu finansowego wspólników. Jednocześnie jest to nieco bardziej skomplikowana i droższa w obsłudze księgowej forma działalności gospodarczej.
Aby założyć firmę jako spółka cywilna, wszyscy wspólnicy muszą być zarejestrowani w CEIDG. Konieczne jest uzyskanie numeru NIP i REGON, podpisanie umowy spółki oraz opłacenie podatku w wysokości 0,5% wkładu. Wspólnicy ponoszą osobistą odpowiedzialność za zobowiązania firmy, istnieje możliwość wyboru formy opodatkowania i korzystania z uproszczonej księgowości.
Jak prowadzić marketing firmy transportowej?
Czynnikiem, który ma realny wpływ na wysokość dochodów firmy oraz pozwala odróżnić się od konkurencji, jest marketing. Bardzo ważna jest Twoja obecność w sieci – prowadzenie firmowego profilu w mediach społecznościowych, a także nowoczesnej strony internetowej pozwoli Ci dotrzeć do większego grona odbiorców. Nie chodzi jednak tylko o utworzenie firmowych profili i stron – bądź blisko swoich klientów, odpowiadaj na ich pytania i sam pytaj ich o opinie – komunikacja jest niezbędnym elementem budowania pozytywnego wizerunku firmy.
Skuteczne są również płatne działania marketingowe, takie jak np. kampanie AdWords, dzięki którym treść Twojej reklamy jest dopasowana do zainteresowań odbiorcy. Warto również wyjść poza Internet – polecamy np. udział w wydarzeniach branżowych i konferencjach.
Czy prowadzenie firmy transportowej jest opłacalne? Ile można zarobić i jakie są koszty?
Koszty założenia firmy transportowej dotyczą między innymi samochodów – popularnym rozwiązaniem, które obniża jednorazowe koszty w tym zakresie, jest leasing. Potrzebne będą również ubezpieczenia – zarówno OC, jak i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika drogowego – OCP. Do tego dochodzą ewentualne naprawy pojazdów, zakup tachografów, zatrudnienie pracowników, koszty paliwa, giełdy transportowe i opłaty drogowe. Musisz również doliczyć koszty początkowe, związane z uzyskaniem odpowiednich licencji – zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (1000 zł + po 100 zł za każdy pojazd), oraz, jeśli planujesz wykonywanie transportu drogowego poza Polską, licencji wspólnotowej. Jej koszt to 4000 zł + 440 za wypis z licencji (w przypadku ważności do 5 lat) lub 8000 zł + 880 zł, jeśli ważność dokumentu wynosi od 5 do 10 lat.
Potencjalne koszty, ale również zarobki w znacznym stopniu zależą od rozmiarów i rodzaju floty, którą posiada firma. Transport ciężki to wyższe koszty związane z pojazdami oraz paliwem i wyższe wynagrodzenia kierowców, ale także większa przestrzeń ładunkowa, a co za tym idzie – większe możliwości realizowania zleceń i wyższe dochody firmy. Wykonywanie transportu drogowego za pomocą busów też może przynieść zyski. Jest to rozwiązanie łatwiejsze dla nowych przedsiębiorców, szczególnie przy jednoczesnym nawiązaniu współpracy z firmami spedycyjnymi.
Aby oszacować swoje potencjalne dochody, przelicz średnie stawki za kilometr (w przypadku firmy transportowej wykonującej transport międzynarodowy wynoszą one obecnie około 1,57 euro) dla konkretnej trasy i Twoje szacunki w zakresie realizowanych zleceń.
Prowadzenie firmy transportowej może być bardzo opłacalną działalnością – zarówno rynek krajowy, jak i międzynarodowy wciąż wykazuje duże zapotrzebowanie na usługi transportowe. Wyraźnie wskazują na to również dane Głównego Urzędu Statystycznego – rośnie zarówno liczba firm, jak i generowanych przez nie zysków.
