Przedsiębiorcy świadczący usługi przewozu towarów muszą zadbać nie tylko o środki transportu, zabezpieczenie towarów podczas ich przewozu, ale także o bezpieczeństwo i komfort pracy kierowcy. Zarówno firma przewozowa jak i pracujący w niej kierowcy zobowiązani są mieć odpowiednie dokumenty. Jest ich całkiem sporo, zdecydowanie więcej niż się wydaje.
Dokumenty w pracy przewoźnika
Stosownie do przepisów art. 87 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r., poz. 58), podczas wykonywania przewozu drogowego kierowca pojazdu samochodowego jest obowiązany mieć przy sobie i okazywać, na żądanie uprawnionego organu kontroli: kartę kierowcy, wykresówki, zapisy odręczne i wydruki z tachografu oraz zaświadczenie, o którym mowa w art. 31 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Dodatkowo taki kierowca powinien posiadać w pojeździe i okazać do kontroli wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego albo wypis z licencji.
Pamiętaj o świadectwie kierowcy
Przy wykonywaniu międzynarodowego transportu drogowego należy pamiętać też o obowiązku przewożenia w pojeździe, do wglądu, świadectwa kierowcy, jeżeli jest ono wymagane, czyli w międzynarodowym transporcie drogowym wobec kierowcy niebędącego obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, zatrudnionego przez przedsiębiorcę mającego siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Niezbędne dokumenty w transporcie drogowym
Każdy kierowca jest zobowiązany do posiadania przy sobie kompletu niezbędnych dokumentów w odniesieniu do pojazdu, firmy transportowej, przewożonego towaru oraz własnych uprawnień. Poznaj najważniejsze z nich:
1. Dokumenty związane z pojazdem
Do tego typu dokumentów zaliczamy np.: ubezpieczenie OC, upoważnienie do korzystania z samochodu, w przypadku przewozu towarów ADR (towary niebezpieczne) lub gdy firma wykonuje transport żywych zwierząt odpowiednio: świadectwo zgodności pojazdu z wymaganiami umowy ADR i zatwierdzenie pojazdu przez powiatowego lekarza weterynarii, czasami również certyfikat EURO (potwierdzający odpowiedni stopień bezpieczeństwa pojazdu oraz spełniania wymogów ekologicznych) do zezwolenia międzynarodowego.
2. Uprawnienia transportowe
Kierowca musi mieć przy sobie także dokumenty potwierdzające, że firma może działać na rynku przewozowym, czyli uprawnienia transportowe, np. licencję na wykonywanie transportu drogowego rzeczy oraz wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a także wypis z licencji wspólnotowej.
3. List przewozowy oraz świadectwo pochodzenia
W kabinie kierowcy powinny się zawsze znajdować dokumenty dotyczące przewożonych towarów, a więc list przewozowy i świadectwo pochodzenia. Dodatkowo warto mieć też zawsze fakturę VAT na przewożony towar, kwit wagowy oraz dokument WZ.
4. Zaświadczenia kierowcy
Ten rodzaj dokumentów potwierdza osobiste uprawnienia kierowcy pojazdu oraz ewidencjonuje jego czas pracy. Dokumenty kierowcy pojazdu ciężarowego to: prawo jazdy, zaświadczenie o ważnych badaniach psychologicznych i lekarskich, karta kierowcy, zaświadczenie o kwalifikacjach i szkoleniu okresowym, świadectwo kierowcy, zaświadczenie o działalności, dane z tachografu lub wykresówki. Jeśli kierowca wykonuje transport towarów niebezpiecznych, musi też posiadać przy sobie certyfikat ADR, który uprawnia go do wykonywania takich przewozów.
Dokumentów będzie jeszcze więcej, gdy kierowca realizuje transport wybranych szczególnych grup towarów, musi mieć przy sobie odpowiednio: świadectwo ATP (przewóz żywności i towarów, które szybko się psują), świadectwo ADR oraz instrukcje postępowania (przewóz materiałów niebezpiecznych), zezwolenia na nienormatywne przejazdy, dokumenty niezbędne do przewozu odpadów, świadectwo fitosanitarne, dokumenty niezbędne do przewozu zwierząt (zaświadczenie o pochodzeniu zwierząt, licencja kierowcy, dokument zawierający planowany czas trwania przewozu).
Wymagane dokumenty w transporcie międzynarodowym: CMR, karnet TIR i pozostałe
Realizując przewozy międzynarodowe, oprócz wyżej wymienionych dokumentów ych konieczne są jeszcze takie jak: CMR (międzynarodowy list przewozowy), licencja wspólnotowa, zezwolenie na międzynarodowy przewóz rzeczy, karnet TIR, karnet ATA (międzynarodowy karnet celny), świadectwo kierowcy (jeśli kierowca nie jest obywatelem państwa członkowskiego UE), ewentualnie zezwolenie na przewóz kabotażowy (transport towarów między dwoma punktami na obszarze tego samego państwa, z użyciem pojazdu, który jest zarejestrowany w innym kraju UE), zezwolenie EKMT czyli zezwolenie Europejskiej Konferencji Ministrów Transportu, które umożliwia wykonywanie nieograniczonej liczby międzynarodowych przewozów pomiędzy poszczególnymi państwami będącymi członkami EKMT, jak również w tranzycie przez ich terytoria.
Dokumenty dla prowadzenia firmy transportowej
Lista dokumentów,, które powinny znajdować się w siedzibie firmy transportowej jest równie rozbudowana. W jej skład wchodzą dokumenty związane z działaniem firmy i dokumenty ewidencjonujące pracowników.
Certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika, zezwolenie na wykonywanie zawodu, ubezpieczenie OC pojazdów
Wśród dokumentów związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa transportowego znaleźć się musi certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika, oryginał licencji oraz zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, ubezpieczenia OC pojazdów, wykaz samochodów wykorzystywanych w transporcie, dokumenty związane ze spełnieniem warunków dobrej reputacji. Przewoźnik musi też przechowywać przez 12 miesięcy wykresówki kierowców oraz dane z tachografów. Te drugie powinny być przechowywane w postaci cyfrowych plików zapisanych na dysku komputera albo innym nośniku danych.
Ewidencja czasu pracy kierowcy. Dane z tachografu, kart kierowców, wykresówek.
Przewoźnik powinien prowadzić dokładną kontrolę czasu pracy kierowców, w tym czasu jazdy i przerw oraz odpoczynków. Kontroli powinno też podlegać korzystanie z urządzeń rejestrujących czas pracy. Ewidencjonowanie czasu pracy mogą potwierdzać dane z tachografu i wydruki z karty kierowcy, wykresówki, pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu lub inne dokumenty.
Dokumenty związane z zatrudnieniem kierowców
Przedsiębiorca musi przechowywać także inne dokumenty związane z zatrudnieniem kierowców: umowy o pracę, dokumenty poświadczające warunki wynagrodzenia kierowców, kopie zaświadczeń lekarskich i psychologicznych badań kierowców, kserokopie praw jazdy kierowców, oświadczenia o braku zatrudnienia u innych pracodawców/przewoźników, zaświadczenia o kwalifikacjach zawodowych i szkoleniach okresowych, wypisy ze świadectw kierowców.
Okres przechowywania dokumentów w firmie transportowej
Ważna uwaga. Wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane przez cały okres zatrudnienia kierowców. Dodatkowo przedsiębiorca jest zobowiązany przez rok przechowywać także dokumenty związane z kontrolami przeprowadzonymi czy to w siedzibie firmy czy na drodze podczas rutynowej kontroli pojazdu. Dokumentacja ta jest bardzo obszerna, ale nie można zrezygnować z jej przechowywania, bo w razie jakichkolwiek braków Inspekcja Transportu Drogowego może nałożyć na przewoźnika dodatkowe kary.
Część z dokumentów i zaświadczeń bardzo szybko traci ważność. Są to np. badania lekarskie i psychologiczne, warunki zatrudnienia, czy wykazy samochodów w przypadku zakupu nowych lub zbycia wcześniej posiadanych. Konieczne jest więc systematyczne uzupełnianie i aktualizowanie dokumentacji w przypadku jakichkolwiek zmian.
Podsumowanie
Przedsiębiorca odpowiedzialny jest za wyposażenie kierowcy wykonującego przewóz drogowy we wszystkie niezbędne dokumenty oraz skompletowanie i przechowywanie ze szczególną starannością pozostałej dokumentacji na terenie firmy.
