Od wielu lat na rynku przeważało rozliczenie diet w delegacjach zagranicznych wg jednego państwa docelowego. Było to zdecydowanie prostsze, ponieważ nie było trzeba uzupełniać wszystkich przekroczeń granic, a firma unikała problemu wyliczenia większej ilości diet niż dób w delegacji.
Wszystko zmieniło się z dniem 02.02.2022 r. za sprawą nowych przepisów, a konkretnie nowelizacji Ustawy o czasie pracy kierowców. Od tej daty kierowcy międzynarodowi nie mają już liczonych delegacji, a jedynie tzw. „wirtualne diety” w celu odpowiedniego naliczenia ulg składkowo-podatkowych. Obecnie zdecydowanie przeważa sposób liczenia wirtualnych diet wg wielu państw docelowych bez łączenia odcinków zagranicznych, choć sposób liczenia jednego kraju docelowego również jest dopuszczalny. Po 02.02.2022 r. jest to najprostsze rozwiązanie, gdyż przekroczenia granic rejestrowane są na kartach kierowców. Dodatkowo w dostępnych obecnie wytycznych taki sposób jest właśnie przedstawiony w przykładach. Problemem nie jest już także naliczenie większej ilości diet niż dób, jako że wytyczne wprost wskazują na taką możliwość. W większości przypadków ten sposób jest też korzystniejszy finansowo dla przedsiębiorców i kierowców, bo pozwala uzyskać wyższe ulgi składkowo-podatkowe – szczególnie w przypadkach częstych przejazdów przez różne kraje.
Wytyczne:
- https://www.zus.pl/-/zasady-ustalania-podstawy-wymiaru-skladek-dla-kierowcow-wykonujacych-zadania-sluzbowe-w-zakresie-przewozow-miedzynarodowych-zmiany-od-2-lutego-2022-r-
- https://tlp.org.pl/wp-content/uploads/2022/04/wytyczne_w_postaci_pytan_i_odpowiedzi_w_zakresie_stosowania_i_przestrzegania_nowych_regulacji.pdf
Jak to wygląda w praktyce przy rozliczeniu?
Podstawą do wyliczenia diet wirtualnych są tzw. odcinki zagraniczne – niezależnie od formy wprowadzenia odcinka podane są dwa kraje: pierwszy – kraj odcinka, drugi – kraj docelowy, z którego zostanie uwzględniona kwota diety.
W większości przypadków kraj docelowy jest tożsamy z krajem odcinka. Tak też dzieje się, gdy kraj docelowy nie zostanie uzupełniony, oprogramowanie wtedy z automatu przyjmuje kraj odcinka:
W takim przypadku każdy odcinek jest przy obliczaniu wirtualnych diet wykazywany osobno, podstawiany do reguł delegacji (1-8h 1/3 diety, 8-12h 1/2 diety, powyżej 12h pełna dieta) i przeliczany wg kwoty z tego państwa:
W przypadku rozliczenia wg jednego państwa docelowego należy uzupełniać to państwo do każdego odcinka. Podczas jednego miesiąca różne odcinki/wyjazdy mogą mieć różne państwa docelowe.
W takim przypadku zasadne jest rozliczenie odcinków zagranicznych łącznie:
Podsumowanie
Najlepszym sposobem na obliczanie wirtualnych diet jest liczenie wg wielu państw docelowych, tak jak w przykładzie pierwszym. W takim przypadku uzyskane kwoty ulg są największe oraz co ważne zgodnie z wytycznymi. Nie trzeba również uzupełniać państwa docelowego w odcinkach.
