Skuteczne zarządzanie flotą pojazdów wymaga zastosowania innowacyjnych rozwiązań technologicznych. Jednym z najlepszych dostępnych na rynku narzędzi wspierających firmy w tym procesie jest system GBox Assist 3.0, stworzony przez doświadczonych ekspertów w dziedzinie oprogramowania dla transportu. Poznaj główne funkcjonalności programu oraz dowiedz się, na czym w praktyce polega zarządzanie flotą w firmie transportowej. Zapraszamy do lektury.
Co to jest zarządzanie flotą?
Zarządzanie flotą pojazdów (car fleet management) to nadzorowanie samochodów wykorzystywanych do realizacji zleceń oraz pracy kierowców w przedsiębiorstwie transportowym. Jest to proces obejmujący szereg działań, takich jak monitoring GPS, analiza danych przesyłanych przez urządzenia telematyczne, rejestracja i kontrola czasu pracy, a także utrzymywanie stałego kontaktu z kierowcami. W ramach zarządzania flotą pojazdów zyskujesz wgląd do aktualnych informacji na temat stylu jazdy, zużycia paliwa i stanu firmowych samochodów.
Zwiększenie wiedzy i kontroli nad tymi procesami to najważniejszy cel w car fleet management. Może wydawać się to trudnym zadaniem, jednak użycie odpowiedniego oprogramowania znacznie upraszcza obowiązki przewoźników i spedytorów w tym zakresie. Efektywne zarządzanie flotą samochodową wpływa nie tylko na zwiększanie zysków i zmniejszenie kosztów utrzymania Twojej firmy, ale także podnosi bezpieczeństwo kierowców.
Na czym polega proces zarządzania flotą pojazdów?
Stale zmieniające się przepisy, rosnące koszty i konkurencja, plany rozwoju firmy i związane z tym zwiększanie liczby pojazdów – wszystkie te wyzwania sprawiają, że nawet świetnie wykwalifikowany car fleet manager powinien posiadać system zarządzania flotą – taki, który jest wyposażony w satelitarny system monitoringu GPS i komputery pokładowe, montowane w kabinach pojazdów w celu ich lokalizacji. Jakie czynności składają się na zarządzanie flotą samochodową?
- śledzenie pojazdów – współrzędne przesyłane przez oprogramowanie określają aktualną pozycję pojazdu i pozwalają szybko sprawdzić, czy kierowcy realizują zlecenia zgodnie z planem, a także stosownie reagować w razie nieprzewidzianych sytuacji na drodze,
- kontrola stylu jazdy i zużycia paliwa – system zbiera dane dotyczące eksploatacji pojazdu, pozwala analizować styl jazdy, czas odpoczynku, liczbę godzin spędzonych przez kierowców za kółkiem oraz ich nawyki podczas pracy. Popularnym rozwiązaniem jest prowadzenie statystyk i rankingów kierowców na podstawie uzyskanych informacji,
- planowanie – opracowanie optymalnej trasy przy uwzględnieniu ewentualnych korków, ograniczeń prędkości i innych utrudnień w ruchu,
- monitoring towarów – kontrola warunków w przewozie towarów wrażliwych termicznie,
- komunikacja z kierowcami w trasie – przesyłanie instrukcji i informacji bezpośrednio do pracowników,
- ewidencja pojazdów – działania związane z między innymi z kontrolą opłat, terminów ubezpieczeń, przeglądów i napraw oraz rozliczanie ewentualnych szkód, tworzenie raportów i rejestrowanie poszczególnych przejazdów,
- analiza alertów – kontrola powiadomień przesyłanych przez systemy wspierające zarządzanie flotą pojazdów. Mogą one dotyczyć np. przekroczenia prędkości i innych wykroczeń oraz opuszczenia przez kierowcę wyznaczonego korytarza.
Główne korzyści wynikające z zarządzania flotą pojazdów
Dzięki zarządzaniu flotą zyskujesz lepszą kontrolę nad swoją firmą. To z kolei przekłada się na zwiększanie wydajności i przychodów przedsiębiorstwa, jak również na korzyści niezwiązane bezpośrednio z finansami, takie jak poprawa komfortu i bezpieczeństwa pracy.
Wyraźna redukcja zużywanego paliwa oraz kosztów związanych z eksploatacją pojazdów to zaleta, którą przedsiębiorcy często uznają za najważniejszą w kontekście nowoczesnego zarządzania flotą samochodową. Zagadnienie to jest szczególnie istotne wobec wysokich cen na stacjach benzynowych, które stanowią znaczny procent wydatków w budżetach firm transportowych. Szacuje się, że oszczędności w tym zakresie mogą sięgać nawet 20-25%.
Takie możliwości daje analiza stylu jazdy kierowców – jest to czynnik wpływający korzystnie nie tylko na poziom zużycia paliwa i stan techniczny aut, ale także na ograniczenie kosztów związanych z ewentualnymi karami z tytułu łamania przepisów ruchu drogowego. Zarządzanie flotą samochodową pozwala na szybką identyfikację i poprawę niekorzystnych nawyków, które mogą posiadać kierowcy – np. nadmiernego obciążania silnika, przekraczania prędkości, gwałtownego przyspieszania i hamowania. Car fleet management umożliwia także wczesną diagnozę niektórych problemów technicznych, a tym samym ogranicza koszty serwisowania aut.
Duży wpływ na oszczędność czasu oraz paliwa ma również monitoring pojazdu w czasie rzeczywistym. Analizowanie sytuacji na drodze i możliwość wyznaczenia lepszej, alternatywnej trasy w połączeniu z szybką, łatwą komunikacją, pozwala na sprawną realizację zleceń i ograniczenie niepotrzebnych postojów.
Mówiąc o korzyściach, które gwarantuje zarządzanie flotą pojazdów, nie sposób nie wspomnieć o bezpieczeństwie. Dane o sposobie jazdy pozwalają zweryfikować, czy kierowcy wymagają przeszkolenia oraz wykonują swoją pracę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Często już sama świadomość, że styl jazdy jest kontrolowany stanowi dla kierowców czynnik znacznie zmniejszający skłonność do podejmowania ryzyka w ruchu drogowym. Korzystny wpływ na bezpieczeństwo ma również wspomniana wcześniej analiza stanu pojazdów.
Telematyka w zarządzaniu transportem
Jak sama nazwa wskazuje, termin telematyka oznacza połączenie możliwości informatyki oraz telekomunikacji. Jest to nowoczesna technologia, która za pomocą czujników pomiarowych, radarów i kamer pozwala na zbieranie danych w czasie rzeczywistym oraz umożliwia ich analizę w systemie informatycznym. Oprócz tego, w zależności od rodzaju, telematyka potrzebuje do działania między innymi systemów nawigacji, sieci satelitarnych, telekomunikacyjnych, radiowych lub komputerowych – WAN i LAN, a także urządzeń mobilnych.
Narzędzia telematyczne są szeroko wykorzystywane w branży medycznej, finansowej i energetycznej, jednak najwięcej użytkowników znajdują w transporcie. Wzrost konkurencji na rynku skłania firmy do ciągłego poszukiwania coraz bardziej efektywnych rozwiązań. Obecnie trudno wyobrazić sobie skuteczne zarządzanie flotą samochodową bez implementacji systemów telematycznych. Są one kluczowe dla uzyskania danych o parametrach pracy kierowcy, realizowanych zleceniach oraz pojazdach w firmowej flocie. Telematyka w zarządzaniu transportem pozwala redukować zużywane paliwo, ograniczać tzw. puste przebiegi i zwiększać bezpieczeństwo pracowników. Wykorzystywanie systemów telematycznych jest również częstym wymogiem ze strony zleceniodawców.
Oprogramowanie GBox Assist 3.0 w zarządzaniu flotą pojazdów
Odpowiedzią na wyzwania, przed którymi stoją firmy transportowe jest innowacyjne rozwiązanie technologiczne GBox Assist 3.0. Szeroki zakres możliwości urządzenia realnie upraszcza zarówno pracę kierowców, jak i przewoźników oraz spedytorów. W skład GBox Assist 3.0 wchodzi:
- lokalizator GPS – satelitarny system pozycjonowania i bezprzewodowa transmisja danych,
- komputer pokładowy – montowany bezpośrednio w kabinach samochodów,
- panel GBox Online – niewymagająca instalacji i gotowa do użycia aplikacja internetowa.
GBox Assist został wyposażony w funkcje, które umożliwiają bezproblemową integrację z narzędziami TMS oraz zapewniają pełną kontrolę nad pojazdem i wybraną trasą. W naszym systemie sprawdzisz aktualną lokalizację i czynności wykonywane przez kierowcę, wygenerujesz raporty, uzyskasz dostęp do informacji o tankowaniu i stylu jazdy wraz z archiwalnymi danymi. Jedną z bardzo ważnych usług jest Tacho Zdalnie – zdalny odczyt danych z karty kierowcy i tachografu w czasie rzeczywistym, bez konieczności powrotu kierowcy do bazy i korzystania z dodatkowych urządzeń.
GBox daje możliwość ustalenia indywidualnego harmonogramu odczytów oraz ułatwia analizę zebranych danych. Nie mniej ważną funkcjonalnością jest automatyczne rozliczanie ryczałtów, delegacji krajowych, zagranicznych i przysługujących diet przy użyciu systemu lokalizacji pojazdu – cały proces odbywa się w sposób zdalny, bez konieczności ściągania pojazdów i pracowników do bazy.
Zastosowanie systemu do zarządzania flotą samochodową GBox Assist 3.0 umożliwia planowanie i optymalizację tras przejazdu oraz wysyłanie alertów w przypadku wyjechania z wyznaczonego korytarza, a także wiadomości o wypadkach, kradzieżach czy fotoradarach. Komunikacja z kierowcami w terenie jest intuicyjna i tania – odbywa się za pośrednictwem komputera pokładowego montowanego w pojazdach.
Oszczędność czasu i pieniędzy dzięki GBox Assist 3.0
GBox Assist to nowatorskie podejście do zarządzania pojazdami we flocie firm transportowych. Usługi, które wdrożyliśmy, przyczyniają się do zwiększenia poziomu bezpieczeństwa oraz oszczędności naszych klientów.
Oszczędność pieniędzy:
- ograniczenie kosztów paliwa, zwiększona ekonomika jazdy, kontrola stanu technicznego samochodów,
- wybór optymalnych tras dla realizowanych zleceń, możliwość szybkiego reagowania w razie problemów na drodze,
- weryfikacja pracy kierowców, eliminacja nieprawidłowości w rozliczaniu czasu pracy,
- zdalny odczyt danych z tachografu i karty kierowcy.
Oszczędność czasu:
- stały podgląd aut w panelu GBox Online,
- redukcja czasu potrzebnego na rozliczenie kierowców,
- komunikacja niewymagająca użycia telefonu komórkowego,
- szybkie delegowanie zadań do konkretnego pojazdu, informacje o postępach w realizacji zlecenia.
Jaka jest przyszłość zarządzania flotą pojazdów?
Rozwój oprogramowania usprawniającego zarządzanie w firmach transportowych skłania do przemyśleń na temat rozwiązań, które w najbliższych latach będą wykorzystywane w celu zapewnienia jeszcze lepszej jakości usług w sektorze TSL. Z całą pewnością należy spodziewać się dalszego udoskonalania obecnych procesów związanych ze zbieraniem danych na temat stylu jazdy kierowcy, optymalizacją tras czy wsparciem w dostosowaniu pracy do obowiązujących przepisów. Wśród trendów, które mogą pojawić się w dalszej przyszłości, wskazywane jest użycie tzw. samochodów autonomicznych. I chociaż takie pojazdy byłyby prawdziwą rewolucją w branży oraz rozwiązaniem problemów z niedoborem kierowców i obliczaniem czasu pracy, autonomiczna flota transportowa nie jest pomysłem, którego upowszechnienia powinniśmy się spodziewać w najbliższym czasie.
